7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург


^ 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов

(не считая приказов и распоряжений)

7.7.1. Структурными подразделениями Инспекции готовятся последующие служебные документы:

– ответы на запросы органов гос власти Оренбургской области и органов местного самоуправления, юридических и физических 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург лиц;

– информационные письма в адресок Управления и Инспекций;

– ответы на запросы Управления и Инспекций;

– инициативные письма;

– другие организационно-распорядительные документы, образующиеся в деятельности налоговых органов.

7.7.2. Проекты служебных документов готовятся и оформляются в 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург структурных подразделениях без роли Отдела.

7.7.3. Исполнитель в СЭД-ИФНС в БД «Канцелярия» создаёт РК служебного документа, которая должна содержать электрический образ документа. РК документов с пометкой «Для служебного пользования» создаются без вложения электрического вида документа 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург.

^ 7.8. Согласование служебных документов

7.8.1. Ответственность за своевременное направление проектов служебных документов на согласование несёт структурное подразделение – исполнитель, подготовившее данный проект.

7.8.2. При приёме согласующим структурным подразделением проекта служебного документа на согласование, по мере 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург надобности (к примеру, по требованию исполнителя), на копии документа проставляется отметка о дате приёма на согласование.

7.8.3. Если у рецензента есть замечания к проекту служебного документа (в том числе, если он вполне не 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой «с замечаниями», и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такового решения. Замечания рассматриваются структурным подразделением – исполнителем и учитываются при конечной доработке 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург документа. Визирование с отметкой «с замечаниями» без представления самих замечаний не допускается.

7.8.4. В случае несогласия с представленными замечаниями, структурное подразделение – исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург документу.

7.8.5. Проект служебного документа подлежит направлению на повторное согласование всем рецензентам в этом случае, если при внесении замечаний меняется смысл документа. При всем этом ответственность за повторное согласование возлагается на структурное 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург подразделение, подготовившее проект данного документа.

7.8.6. Согласование считается завершённым исключительно в том случае, если все визы собраны. При полном учёте замечаний повторного визирования не требуется. В данном случае на визовом экземпляре (листе согласования 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург) исполнителем делается соответственная пометка, заверенная его подписью.

^ 7.9. Согласование проектов приказов и распоряжений

7.9.1. Согласование проектов приказов и распоряжений делается на листе согласования (Приложение № 7).

7.9.2. Проекты приказов (распоряжений) Инспекции и приложения к ним визируются исполнителем 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург и начальником подразделения, подготовившим проект. Дальше проекты приказов (распоряжений) согласуются со всеми заинтересованными структурными подразделениями (визируются их начальниками) и заместителями Начальника, координирующими их деятельность, в том числе заместителем Начальника, координирующим деятельность структурного подразделения – исполнителя 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург.

7.9.3. Проекты приказов (распоряжений) Инспекции, требующие правовой экспертизы, также затрагивающие вопросы правового обеспечения гос службы, хозяйственной и денежной деятельности, безопасности деятельности налоговых органов, согласуются с юридическим отделом.

7.9.4. Проекты приказов (распоряжений) Инспекции, предусматривающие 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург расходы денег, согласуются с отделом денежного обеспечения.

7.9.5. Проекты приказов по личному составу Инспекции готовятся в отделе денежного обеспечения и согласуются с управлением юридическогоотдела, структурными подразделениями, заинтересованными в решении вопроса, также с 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург курирующими надлежащие подразделения заместителями Начальника.

7.9.6. Проекты приказов по основной деятельности и распоряжений по административно-хозяйственным вопросам готовятся надлежащими структурными подразделениями Инспекции в согласовании с возложенными на их многофункциональными задачками.

7.9.7. Все приготовленные проекты 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург приказов (распоряжений) Инспекции, должны быть согласованы с начальником Отдела, который производит контроль корректности дизайна документов. Проекты документов подаются ему для визирования в последнюю очередь.

7.9.8. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, в 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург том числе утверждающих положения, правила, аннотации, методические советы, конкурсную документацию, не должны находиться на согласовании у начальников структурных подразделений и заместителей Начальника более 1-го рабочего денька, если Начальником либо заместителем Начальника, координирующим деятельность 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург структурного подразделения – исполнителя проекта документа, не установлен другой срок.

^ 7.10. Согласование проектов служебных документов

(не считая приказов и распоряжений)

7.10.1. Проекты служебных документов должны быть согласованы с должностными лицами, поименованными в резолюции. Согласование оформляется 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург визой и датой.

7.10.2. Согласование служебных документов делается на визовом экземпляре, который после подписания и регистрации формируется в дело. Виза согласования проставляется в нижней части лицевой стороны последней странички визового экземпляра документа.

7.10.3. В случае 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург отправки служебного документа в электрическом виде визы согласования проставляются в нижней части оборотной стороны последней странички подписного экземпляра документа.

7.10.4. Служебные документы, направляемые в Управление и в Инспекции в картонном виде и 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург подлежащие тиражированию, визируются на обратной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

7.10.5. Ответственность за своевременное направление проектов служебных документов на согласование несёт структурное подразделение – исполнитель, подготовившее данный проект.7.10.6. При приёме согласующим структурным подразделением проекта 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург служебного документа на согласование, по мере надобности (к примеру, по требованию исполнителя), на копии документа проставляется отметка о дате приёма на согласование.

7.10.6. Если вопросы, изложенные в проекте служебного документа, не входят в компетенцию 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург согласующего структурного подразделения, то проект документа визируется с пометкой «согласования не требуется».

7.10.7. Согласование служебных документов с пометкой «Срочно» («Оперативно», «Незамедлительно») осуществляется в денек получения документов на согласование. Сроки согласования служебных документов, не 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург имеющих пометки «Срочно» («Оперативно», «Незамедлительно»), не должны превосходить один рабочий денек.

7.10.8. Срок согласования муниципальных договоров (договоров), заключаемых по результатам конкурсов на размещение заказов, не должен превосходить 2-х дней.

7.10.9. Срок согласования может быть продлён 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург заместителем Начальника, координирующим деятельность согласующего структурного подразделения, но менее чем на 3 рабочих денька.


^ 7.11. Подписание служебных документов.

Подписание приказов и распоряжений

7.11.1. Приказы подписываются только Начальником либо лицом, исполняющим его обязанности.

7.11.2. Распоряжения могут 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург подписываться заместителями Начальника в согласовании с их компетенцией.

7.11.3. Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним (не считая форм деклараций, налоговой отчётности и т.п.) распечатываются в одном экземпляре, кроме документов, издаваемых вместе несколькими органами 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург исполнительной власти.

7.11.4. Оформленный и согласованный проект приказа (распоряжения) на картонном носителе с листом согласования передаётся для подписания Начальником либо его заместителем – работнику Отдела либо секретарю, который сформировывает документы для 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург доклада.

7.11.5. Ответственность за соответствие листа согласования тексту представленного проекта документа, также за правильное содержание самого документа возлагается на структурное подразделение, которое заносит документ на подписание.

7.11.6. Для проектов приказов (распоряжений) работник структурного подразделения, ответственный за подготовку 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург документа, представляет в Отдел лист рассылки (ознакомления) документа (Приложение № 21)20. Работник Отдела держит под контролем наличие в листе рассылки (ознакомления) всех структурных подразделений и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведён в 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург неотклонимом порядке (к примеру, структурному подразделению, которому в приказе даётся поручение).

7.11.7. После подписания Начальником (заместителем Начальника) внесение исправлений в служебные документы воспрещается.

Подписание служебных документов (не считая приказов и распоряжений)

7.11.8. Служебные документы 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, направляемые руководителю и заместителям управляющего Управления, руководителям органов гос власти Оренбургской области, судебных, правоохранительных и контрольно – надзорных органов Оренбургской области, Инспекций, органов местного самоуправления, также ответы на официальные запросы депутатов 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург подписываются Начальником.

7.11.9. В исключительных случаях (болезнь, отпуск, командировка Начальника) обозначенные документы допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности Начальника.

7.11.10. Заместителями Начальника подписываются служебные документы не считая обозначенных в п.7.11.8.

7.11.11. Заместители Начальника подписывают 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург запросы и заключения в адресок структурных подразделений Управления, в рамках установленной компетенции.

7.11.12. Проекты служебных документов распечатываются в количестве, соответственном количеству адресатов (кроме служебных писем, направляемых массовой рассылкой).

7.11.13. Оригинал проекта служебного документа на картонном 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург носителе с визовым экземпляром исполнитель передаёт для подписания Начальником и его заместителями работнику Отдела либо секретарю, который сформировывает документы для доклада.

7.11.14. Работник, принявший служебный документ на подпись, инспектирует корректность дизайна документа и 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург наличие нужных согласующих виз.

7.11.15. Для проектов многоадресных служебных документов работник структурного подразделения, ответственный за подготовку документа, представляет в Отдел лист рассылки документа.

7.11.16. После подписания Начальником (заместителем Начальника) внесение исправлений в служебные документы 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург воспрещается.

^ 7.12. Передача служебных документов на регистрацию

7.12.1. РК подписанных приказов и распоряжений регистрируются Отделом в БД «ОРД» СЭД-ИФНС.

7.12.2. РК других подписанных служебных документов пересылаются делопроизводителем (либо исполнителем) структурного подразделения в БД 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург «Исходящие» для следующей регистрации в Отделе (или регистрируются делопроизводителем (исполнителем) структурного подразделения в БД «Канцелярия»).

7.12.3. Создаваемые наружные служебные документы, направляемые в электрическом виде в Управление и Инспекции, должны быть подписаны ЭЦП КриптоАрм должностного 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург лица, утвердившего документ.

V I I I. Порядок дизайна документов

8.1. Общие требования к оформлению документов

8.1.1. При оформлении документов нужно соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, их оперативное выполнение, обработку при помощи средств вычислительной 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург техники и сохранность.

8.1.2. Служебные документы оформляются на бланках либо на стандартных листах бумаги (белоснежной либо светлых тонов) форматов А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).

Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с внедрением формата 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург А3 (420 × 297мм).

Документы, издаваемые от имени 2-ух либо более организаций, обычно, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.


Каждый лист документа обязан иметь поля 21, мм:

Поля

левое

правое

верхнее

нижнее

Первого листа доку-мента, оформленного на бланке (фактически 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург бланка)

30

15

5

20

Второго и следующих листов документа, оформленного на бланке, а так же всех листов документа, оформленного без бланка

30

15

20

20

8.1.3. Документы, издаваемые Инспекцией, подготавливаются и печатаются с внедрением редактора текста Microsoft Word (версии от 6.0 и 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург выше) шрифтом Times New Roman (Суr) размером №  14 через 1 – 2 межстрочных интервала.

Приложения документов допускается подготавливать с внедрением других принятых программных средств (Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint и т.п.).

Отдельные внутренние документы (заявление, пояснительная 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург записка и т.п.) должны оформляться в рукописной форме.

8.1.4. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания мо­жет употребляться полужирный шрифт Times New Roman (Суr).

8.1.5. При разработке документов на 2-ух 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург и поболее страничках 2-ая и следующие странички должны быть пронумерованы. Номера страничек проставляют в центре верхнего поля листа арабскими цифрами.

^ 8.2. Бланки документов в Инспекции

8.2.1. Документ, оформляемый на бланке, обязан иметь установленный комплекс 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург неотклонимых реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

8.2.2. В Инспекции используются последующие бланки:

– общий бланк Инспекции (Приложение № 1);

– бланк письма Инспекции (Приложение № 2);

– бланк письма Начальника (Приложение № 3);

– бланк письма заместителя Начальника (Приложение № 4);

– продольный бланк приказа 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург Инспекции (Приложение № 5);

– продольный бланк распоряжения Инспекции (Приложение № 6).

8.2.3. В случае официального издания регламентирующих документов, требующих использования бланков, хороших от вышеперечисленных, допускается использовать бланки, предусмотренные данными регламентирующими документами.

В других случаях внедрение других бланков, не предусмотренных реальным 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург пт Аннотации, не допускается.

8.2.4. Использование бланков в Инспекции регламентируется Отделом.

8.2.5. Бланки документов, список которых определён в п.п. 8.2.2 истинной Аннотации, должны употребляться строго по предназначению, и не могут передаваться другим 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург организациям и личным лицам.

^ 8.3. Требования к оформлению и расположению отдельных реквизитов

8.3.1. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту является неотклонимым реквизитом. Заголовок показывает содержание документа, потому он должен быть коротким, точно передавать смысл текста документа и 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург отвечать на вопрос «о чём?» либо «о ком?» – «о выделении…», «об изменении…» и т. п.

Реквизит «Заголовок к тексту» печатается в зоне расположения этого реквизита на угловом и продольном 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург бланках.22 Заголовок, состоящий из 2-ух и поболее строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок приказа (распоряжения) центрируется относительно зоны реквизита «Текст документа». Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту письма печатается 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург от левой границы зоны этого реквизита. Точка в конце заголовка не ставится.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

8.3.2. Дата документа

Датой документа является дата его подписания либо утверждения 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения. Соответственно: для протокола – дата заседания, для акта – дата составления.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим либо утверждающим документ. Все служебные 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные вместе, обязаны иметь одну (единую) дату. Так, если создателями документа являются несколько структурных подразделений 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург Инспекции, то датой документа является более поздняя дата подписания.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, также даты, находящиеся в тексте, оформляются цифровым методом в последующей последовательности: денек месяца, месяц, год. Денек месяца и 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург месяц оформляются 2-мя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, к примеру: 16.03.2008. При ссылке в тексте на правовой акт либо другой документ дата оформляется последующим образом:

письмо от 16.03.2008  №  .

Если порядковый номер 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург месяца либо числа состоит из одной числа, то перед ними проставляется ноль, к примеру: 01.02.2008. Допускается словесно – цифровой метод дизайна даты, к примеру: 28 января 2008 года.

Документы вступают в силу с момента их подписания 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург (либо утверждения), если в тексте либо законодательством не предусмотрена другая дата.

8.3.3. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа – цифровое обозначение, присваивае-мое документу при его регистрации. В его состав непременно входят индекс дела по 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург номенклатуре и порядковый номер в границах регистрируемого массива документов. Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, к примеру:

03−10/543 либо 12-1-01/243,

где  (03−10), (12-1-01) − индекс дела по номенклатуре дел (см. п.п. 11.1.8, абз 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург. 2; п.п. 11.1.11, абз. 2), если дело имеет уточняющие заглавия томов, в качестве индекса дела употребляется индекс общего заголовка дела;

543, 243 − порядковый номер документа в границах регистрируемого массива документов.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург в зоне расположения этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется рядом с датой.

Регистрационный номер документа, изданного вместе Инспекцией и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания создателей в документе.

8.3.4. Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным либо физическим лицам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург указываются перед фамилией.

При адресовании документа организации либо её структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.



К примеру:23




Управление Федеральной

налоговой службы по Оренбургской области

Общий отдел



При адресовании документа определенному 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.



К примеру:




Управление Федеральной

налоговой службы по Оренбургской области

Общий отдел

Начальнику отдела

Е.А. Зайченко



При адресовании документа руководителю организации её наименование заходит в 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург состав наименования должности адресата.

К примеру:




Генеральному директору

ОАО «Оренбурггазпром»

С.И. Иванову

Следует подразумевать, что воинское (особое) звание либо потрясающий чин муниципального служащего – адресата указывается в этом случае, если указывается 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург воинское (особое) звание либо потрясающий чин должностного лица, подписавшего документ.

При адресовании письма в компанию указывают её наименование, потом почтовый адресок.

К примеру:




ООО «Брент»

ул. Лесозащитная, д.11, Оренбург, 460044

При адресовании документа физическому лицу 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург указывают фамилию и инициалы получателя, потом почтовый адресок.24

К примеру:




Петрову А.П.


Садовая ул., д.5, кв.8,

с. Тоцкое, Тоцкий р-н,

Оренбургская обл.,461131

В зоне реквизита «Адресат» документа не должно быть более 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург четырёх адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвёртым адресатами не указывается. В данном случае должностным лицом подписываются все экземпляры служебного письма, подлежащие отправке. При большем количестве однотипных адресатов составляется перечень 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург рассылки, при всем этом ниже адресата добавляются взятые в скобки слова «(по списку)».

8.3.5. Текст документа

Текст документа должен быть ясным, коротким, обоснованным, обеспечивающим четкое и однозначное восприятие изложенной в нём инфы.

Текст печатается 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург на расстоянии 2 – 3-х межстрочных интервалов (24 – 36 пт.) от заголовка в установленных границах зоны реквизита «Текст документа». 1-ая строчка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа, обычно, состоит из 2-ух 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург частей. В первой части указывают предпосылки, основания и цели составления документа, во 2-ой (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения и советы.

В тексте документа, приготовленного на основании документов других организаций либо 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург ранее изданных документов, непременно указывают их реквизиты.

В приказах (распоряжениях) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа – «приказываю», «разрешаю».

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа – «решила 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург», «постановляет». В совместных распорядительных документах – от первого лица множественного числа – «приказываем», «решили».

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа – «слушали», «постановили».

В письмах употребляют последующие формы изложения:

– от первого лица множественного 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург числа («…просим навести…», «…направляем на рассмотрение…»);

– от первого лица единственного числа («…считаю нужным…», «…прошу выделить…»);

– от третьего лица единственного числа («Межрайонная ИФНС Рф №10 по Оренбургской области не возражает…», «Межрайонная ИФНС Рф 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург №10 по Оренбургской области считает вероятным…»).

8.3.6. Подпись документа

В приказах и распоряжениях Инспекции в реквизите «Подпись» содержится полное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы имени, отчества и фамилия. Подпись отделяется от 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург предшествующего реквизита 3-мя межстрочными интервалами.

К примеру:

Начальник Межрайонной Инспекции Федеральной налоговой службы №10

по Оренбургской области




И.О. Павельев




личная подпись




либо

Начальник Межрайонной ИФНС Рф №10

по Оренбургской области




И.О. Павельев




личная подпись




Если документ оформляется на угловом 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург бланке Начальника либо заместителя Начальника, то подпись включает потрясающий чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Наименование должности в подписи не указывается.

К примеру:

Советник гос

штатской службы Русской Федерации

2 класса




Е.П. Серебрякова




личная подпись




Если документ 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург оформляется на угловом бланке Инспекции, то подпись включает сокращённое наименование должности, потрясающий чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. К примеру:

Заместитель начальника,

советник гос штатской службы

Русской Федерации

2 класса




Е.П 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург. Серебрякова




личная подпись




Если документ (к примеру: внутренняя переписка) оформляется не на бланке Инспекции, то подпись включает полное наименование должности, потрясающий чин, личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию. К примеру:

Заместитель начальника

Межрайонной 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург инспекции Федеральной налоговой службы №10 по Оренбургской области,

советник гос штатской службы

Русской Федерации 2 класса




Е.П. Серебрякова




личная подпись




либо

Заместитель начальника Межрайонной ИФНС Рф №10 по Оренбургской области,

советник гос штатской службы

Русской Федерации 2 класса




Е.П. Серебрякова




личная подпись




Если должностное лицо 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, либо его заместитель. При всем этом непременно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург внести от руки либо машинописным методом, к примеру: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" либо проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответственной занимаемой должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими различные органы, подписи располагают на этом же уровне.

8.3.7. Согласование документа

Согласование документа 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург оформляется визой на документе либо грифом согласования.

По мере надобности, проект документа согласуется с органами и организациями, интересы которых в нём затрагиваются – внешнее согласование.

Наружное согласование документа оформляется подходящим грифом 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург.

Гриф согласования содержит в себе слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату его согласования; либо заглавие документа, подтверждающего согласование, его дату и номер 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург.

К примеру:

СОГЛАСОВАНО

Управляющий администрации

Южного окрестность городского

образования «город Оренбург»

______________ Ю.Н. Акимов

(личная подпись)

___ _____________ 2010 г.

Либо

СОГЛАСОВАНО

письмо Комитета по делам архивов

Оренбургской области

от 30.01.2005 № 01-15/155-К


Гриф согласования размещается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург углу.

Визирование приказов и распоряжений оформляется на отдельном листе согласования. После простановки виз, на оборотной (незапятанной) стороне листа согласования распечатывается последняя (либо единственная) страничка подлинника документа.

Визирование проектов служебных писем оформляется визой (п.п 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург.7.10.2.), которая должна включать личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. По мере надобности виза дополняется наименованием должности. Все обозначенные реквизиты оформляются ручкой, расшифровка подписи карандашом не допускается.

8.3.8. Утверждение документа

На документах 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (лицами) либо специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург), наименования должности лица, его потрясающего чина (по мере надобности), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.


К примеру:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Межрайонной ИФНС

Рф по Оренбургской области

_____________ И.О. Павельев

(личная подпись)

___ _______________ 2010 г.

При утверждении документа приказом 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

К примеру:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Межрайонной ИФНС

Рф № 10 по Оренбургской

области

от 02.09.2009  № 02-02/483

Если приказом (распоряжением) утверждаются 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из их проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения.

К примеру:

Приложение № 2

УТВЕРЖДЕНО

приказом Межрайонной ИФНС

Рф 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург № 10 по Оренбургской

области

от 03.09.2009  № 02-02/483

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЁН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.

8.3.9. Резолюция

Указания по выполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург последующие элементы: инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок выполнения, подпись должностного лица, давшего поручение и дату.

Резолюция пишется на документе либо на отдельном листе, прилагаемом к документу, к которому резолюция 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург относится. Резолюция может быть распечатана с соответственного шаблона в СЭД-ИФНС.

В случаях, когда поручение даётся двум либо нескольким лицам, равным по должности, главным исполнителем является лицо, обозначенное в поручении первым. Ему предоставляется право 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, конкретно им подчинённым.

На документах, не требующих указаний по выполнению и имеющих типовые сроки выполнения 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, в резолюции указываются исполнитель, подпись создателя резолюции и дата.

8.3.10. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе содержит в себе инициалы и фамилию  исполнителя документа, номер его телефона и печатается шрифтом №  10. Отметку об исполнителе располагают на 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

К примеру:

В.Н. Гинтер

75 05 18

При подготовке документов, адресуемых Управлению, Инспекциям, сведения о номере телефона исполнителя дополняются внутренним номером с указанием зоны телефонной нумерации 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург.


К примеру:

В.Н. Гинтер

75 05 18 (5112)


На документе, приготовленном по поручению Начальника группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

8.3.11. Оформление приложений к документу

Приложения оформляются на стандартных листах и обязаны иметь все 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург нужные для документа реквизиты (заглавие, заголовок, дату, номер, отметку о согласовании, подпись исполнителя либо его управляющего и т.д.).

Отметка о наличии приложения к документу оформляется последующим образом.

Если приложение названо 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург в тексте, то отметка о его наличии оформляется последующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не нареченное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

К примеру:

Приложение:

1. Статистическая отчётность на 4 л. в 1 экз.




2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург наличии приложения оформляется последующим образом:

Приложение:

письмо Минюста Рф от 17.02.2005  № 01- 4/172 и




приложение к нему, всего на 7 л.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием наименования документа 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, его даты и номера.


К примеру:

Приложение № 2


к приказу УФНС Рф

по Оренбургской области

от 05.09.2005 № 02-02/485

Если в приложении к приказу даны документы другой организации (к примеру, аннотация Минфина Рф), то в правом верхнем 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург углу данного приложения делается соответственная запись:

Приложение


к приказу Межрайонной ИФНС

Рф № 10 по Оренбургской

Области

от 02.09.2009  № 02-02/000

(Аннотация Минфина Рф

от 22.12.2001  № 305/27)

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

К примеру:

Приложение: в 3 экз.

либо

Приложение: техническое задание на 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург разработку системы «ЭОД » в 2 экз.


^ I X. Организация обработки и передачи отправляемых документов

9.1. Регистрация отправляемых документов

Регистрацией документа является запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его сотворения и отправления. Регистрации 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург подлежат все документы, требующие учёта, выполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от метода их доставки, передачи либо сотворения. Регистрация делается оковём присвоения каждому документу регистрационного номера – условного цифрового 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург обозначения.

9.1.1. Вся отправляемая корреспонденция регится Отделом (или делопроизводителями (исполнителями) структурных подразделений) в СЭД-ИФНС. Документы регистрируются один раз, в денек подписания либо утверждения.

Датой документа является дата его подписания либо утверждения, для протокола – дата 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург заседания, для акта – дата составления (см. п.п. 8.3.2 Аннотации).

Если создателями документа являются несколько структурных подразделений Инспекции, то датой документа является более поздняя дата подписания.

9.1.2. Приказы и распоряжения регистрируются работником 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург Отдела в БД «ОРД».

9.1.3.Вся отправляемая корреспонденция регится Отделом, к регистрации принимаются документы структурных подразделений при наличии в СЭД-ИФНС в БД «Исходящие» РК исходящего документа с вложенным файлом для всех документов, не считая документов 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург с пометкой «Для служебного пользования».

9.1.4. Документы, подлежащие отправке на картонном носителе, сдаются структурными подразделениями в Отдел не позже последующего денька после пересылки РК. При получении документа на картонном носителе работник Отдела 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург инспектирует наличие подписи в документе, количество экземпляров документа для отправки, наличие РК документа в БД «Исходящие».

В случае неверного дизайна документ ворачивается исполнителю, а РК отсылается в структурное подразделение – исполнитель 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург.

9.1.5. При поступлении в БД «Исходящие» РК документа, подлежащего отправке в электрическом виде в Управление либо Инспекции, работник Отдела производит проверку РК документа на наличие вложенного файла и корректности ЭЦП.

При выявлении ошибок РК ворачивается 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург на доработку в структурное подразделение, ответственное за документ.

9.1.6. После проверки работник Отдела завершает обработку РК и регистрирует документ в СЭД-ИФНС.

9.1.7. При отправке документов в картонном виде регистрационный номер и дата переносятся на 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург бланк в согласовании с расположением этих реквизитов.

9.1.8. Регистрационный номер документа, составленного вместе 2-мя и поболее организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург порядке указания создателей в документе.

9.1.9. Ответственность за своевременное представление на регистрацию исходящих документов несёт делопроизводитель (либо исполнитель) структурного подразделения.

9.1.10. Ответственность за корректность дизайна, наличие приложений и нужных копий как при разработке, визировании 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, так и при отправке документов несёт исполнитель.

9.1.11. Если в Инспекции установлен порядок, при котором отправляемая корреспонденция регится делопроизводителем (исполнителем) структурных подразделений, то в данном случае регистрация исходящих документов делается в БД «Канцелярия».

Работа 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург с исходящими документами может быть распределена меж определенными исполнителями. Исполнители готовят документ, делают РК в БД «Канцелярия» и помещают электрическую копию документа в поле Документ. Делопроизводители регистрируют исходящий документ и посылают РК исходящего 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург документа в БД «Исходящие». Сотрудники Отдела регистрируют отправку исходящего документа.


^ 9.2. Отправка исходящей корреспонденции

9.2.1.  На картонных носителях отправляются документы:

– в органы законодательной и исполнительной власти Оренбургской области;

– юридическим и физическим лицам 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург;

– в Управление (список документов, обмен которыми делается в картонном виде, утвержден приказом ФНС Рф);

– в Инспекции;

– в другие организации.

В электрическом виде по СЭД-ИФНС отправляются документы:

– в Управление (если документы не подлежат 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург отправке на картонных носителях);

– в Инспекции (если документы не подлежат отправке на картонных носителях).

В электрическом виде по Dipost отправляются документы:

– в Инспекции (если документы не подлежат отправке на картонных носителях и не 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург настроена связь по СЭД-ИФНС)

Документы, направляемые в электрическом виде в Управление и Инспекции, должны быть подписаны ЭЦП должностного лица, утвердившего документ.

9.2.2. При отсутствии связи по СЭД (по техническим причинам), документы в электрическом 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург виде отправляются по Dipost.

9.2.3. Отправка корреспонденции делается в денек регистрации либо на последующий рабочий денек только Отделом.

9.2.4. На втором экземпляре письма проставляется дата, время, подпись работника Отдела, принявшего документ.

9.2.5. При отправке корреспонденции 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург на картонном носителе документы принимаются до 12:00 часов текущего денька. Документы, принятые после 12:00 часов, отправляются на последующий денек.

^ 9.3. Обработка корреспонденции почтовой и фельдъегерской связью

Документы, отправляемые Инспекцией на картонном носителе, передаются 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург почтовой, фельдъегерской связью и нарочно.

9.3.1. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Отделом в согласовании с «Правилами оказания услуг почтовой связи 25».

9.3.2. Почтой отправляются документы, адресованные юридическим и физическим лицам.

9.3.3. В случае необходимости отмечается 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург особенный порядок дизайна и отправки документов, к примеру, «Заказное», «Ценное» и т.д.

9.3.4. Заказными либо ценными письмами отправляются заявления, ответы на жалобы и другие документы, связанные с процедурой гос регистрации налогоплательщиков, с рассмотрением 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах. При всем этом описи заказных почтовых отправлений могут предъявляться в период рассмотрения дел, по просьбе судов и участников арбитражных (штатских) процессов как 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург подтверждение их отправки.

Документы по рассмотрению дел в арбитражных судах могут выдаваться на руки представителям юридического отдела Инспекции, участвующим в судебных заседаниях. Факт передачи подтверждается подписью получателя документов в реестре.

9.3.5. На документах с 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург несколькими адресатами выделяется наименование того адресата, которому направляется данный экземпляр документа.

9.3.6. При отправке корреспонденции на картонном носителе более чем в четыре адреса, ниже адресата добавляются взятые в скобки слова «(по списку)» и прилагается перечень 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург на рассылку, подписанный начальником структурного подразделения – отправителя.

Исполнитель делает нужное количество копий документа. Заказ на размножение и рассылку оформляется исполнителем документа на особом бланке (Приложение № 10), который подписывается начальниками структурного 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург подразделения – отправителя и Отдела. Форма бланка заказа устанавливается Отделом.

9.3.7. Корреспонденция (обычно, секретная), требующая срочной доставки, отчаливает фельдъегерской связью в порядке, соответственном договору с отделом гос фельдъегерской службы Рф.

9.3.8. В исключительных случаях, по мере надобности 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург отправки срочной корреспонденции, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным от структурного подразделения с извещением об этом работников Отдела. В данном случае лицо, которому поручена 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург доставка, проставляет на визовом экземпляре документа надпись: «Первый экземпляр получен на руки»; свою должность; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату (по мере надобности и время) получения подлинника документа.

Должностное лицо посторонней организации-адресата 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург также показывает свою должность. Должностное лицо судебного либо правоохранительного органа дополнительно показывает серию и номер служебного удостоверения.

9.3.9. При отправке документов нарочным передача адресату осуществляется по разносной книжке (Приложение № 32).

^ 9.4. Отправка корреспонденции 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург по СЭД-ИФНС

9.4.1. Для отправки документа в электрическом виде исполнитель структурного подразделения создаёт РК документа, регистрирует ее и пересылает в Отдел общего обеспечения для отправки. Подлинники и визовые экземпляры (если они не совмещены 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург с подлинниками в согласовании с п.п. 7.6.6 либо п.п. 7.10.3) отправленных документов подшиваются в дело структурного подразделения – исполнителя.

В Управление и Инспекции РК документов пересылаются автоматом по СЭД-ИФНС. При всем этом СЭД-ИФНС держит 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург под контролем ход доставки документов и их регистрацию в Управлении и Инспекции.

9.4.2. При необходимости отправки документа в картонном и электрическом виде, отправка документа в картонном виде осуществляется в согласовании 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург с подразделом  9.2.

^ 9.5. Отправка корреспонденции по ЭП

9.5.1. Отправка электрических документов, подписанных Начальником, заместителями Начальника, осуществляется с официального электрического почтового ящика26 исключительно в на техническом уровне обоснованных случаях (неработоспособность каналов связи либо программного обеспечения СЭД-ИФНС 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург).

9.5.2. Исполнитель несёт индивидуальную ответственность за идентичность электрического вида документа, вложенного в РК, оригиналу на картонном носителе и за наполнение листа рассылки в РК исходящего документа.

9.5.3. После регистрации РК исходящего документа в СЭД-ИФНС для 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург отправки этого документа по ЭП нужно:

– извлечь из РК файл документа;

– сформировать в ЭП сообщение, содержащее электрический образ документа;

– отправить сформированное сообщение по ЭП.

9.5.4. Документы, отправленные по ЭП в Управление и Инспекции 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, должны быть подписаны ЭЦП должностного лица, утвердившего документ.

9.6. Выдача копий документов, приобретенных в электрическом виде

9.6.1. При необходимости передачи в посторонние организации документов, приобретенных по СЭД-ИФНС и подписанных ЭЦП, нужно выполнить 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург последующее:

– уполномоченному работнику 27 представляется распечатанная (картонная) копия документа и электрический документ (вкупе с ЭЦП);

– уполномоченный работник сверяет текст копии и электрического документа и инспектирует подлинность ЭЦП;

– в случае соответствия текста копии 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург тексту электрического документа и корректности ЭЦП, уполномоченный работник ниже реквизита «Подпись» проставляет заверительную надпись: «Копия верна» либо «Верно», свою должность, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения;

– копия документа заверяется печатью, определяемой 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург по усмотрению управления Инспекции.

^ X. Порядок работы с воззваниями людей

10.1. Обращениями людей являются личные и коллективные письменные предложения, заявления либо жалобы, поступившие как конкретно от заявителей, так и переадресованные из вышестоящих организаций и сми, также 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург личные воззвания людей в Инспекцию.

10.2. Работа с воззваниями людей в Инспекции ведётся в согласовании с Конституцией Русской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения воззваний людей Русской Федерации», другими 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург нормативными правовыми актами, положением об Инспекции и реальным разделом аннотации.

10.3. Регистрация воззваний людей делается в Отделе общего обеспечения в СЭД-ИФНС в БД «Канцелярия ЗГ», обычно, в денек поступления в Инспекцию, но менее 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург чем в трёхдневный срок.

10.4. Обращения людей подлежат рассмотрению, если в их изложена сущность предложения, заявления, жалобы, также указаны предусмотренные законодательством Русской Федерации сведения об создателе: фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии); почтовый адресок 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, по которому должны быть ориентированы ответы, извещения о переадресации воззвания.

10.5. Не подлежат рассмотрению (не дается ответ по существу поставленных вопросов):

- обращения, в каких не указаны фамилия гражданина, направившего воззвание, и 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург почтовый адресок, по которому должен быть ориентирован ответ. Обозначенные воззвания формируются в отдельное дело в согласовании с утвержденной номенклатурой Отдела. Если в воззвании содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом либо совершенном противоправном деянии, также о 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург лице, его подготавливающем, совершающем либо совершившем, воззвание подлежит немедленному направлению в муниципальный орган в согласовании с его компетенцией;

- обращения, в каких текст не поддается чтению. Создателям таких воззваний направляется 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург сообщение о невозможности дать ответ по существу (если фамилия и почтовый адресок поддаются чтению);

- обращения, в каких содержатся непреличные или оскорбительные выражения, опасности жизни, здоровью и имуществу должностного лица, также членов его семьи. Создателям 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург таких воззваний направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом;

- обращения, на которые ответ не может быть дан без разглашения сведений, составляющих муниципальную, налоговую либо иную охраняемую федеральным законом тайну. Создателям таких 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург воззваний направляется сообщение о невозможности дать ответ по существу с указанием обстоятельств;

- обращения заявителей, с которыми по данному вопросу прекращена переписка в согласовании с пт 10.14. Обозначенные воззвания формируются в отдельное дело в согласовании с 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург утвержденной номенклатурой Отдела.

10.6. Обращения людей по вопросам, не относящимся к компетенции Инспекции, не позже чем в семидневный срок со денька регистрации пересылаются в надлежащие муниципальные органы, органы местного самоуправления либо 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург должностным лицам для рассмотрения с извещением об этом создателей воззвания.

В случае если решение поставленных в письменном воззвании вопросов относится к компетенции нескольких муниципальных органов, органов местного самоуправления либо должностных лиц, копии воззвания 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург в течение 7 дней со денька регистрации направляются в надлежащие муниципальные органы, органы местного самоуправления либо подходящим должностным лицам.

Воспрещается направлять письма людей для рассмотрения тем органам и должностным лицам, деяния которых обжалуются.

10.7. Подлежащие рассмотрению 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург в Инспекции письменные воззвания докладываются Начальнику либо заместителям Начальника Инспекции.

10.8. Начальнику докладываются последующие воззвания людей:

– с пометкой «Лично»;

– по вопросам, входящим в компетенцию курируемых им структурных подразделений;

– в случае многократной (2 раза и 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург поболее) переадресации воззваний людей заместителями Начальника по принадлежности выполнения;

– содержащие жалобы на неправомерные деяния (бездействие) начальников структурных подразделений Инспекции.

10.9. Заместителям Начальника направляются воззвания людей по вопросам, входящим в компетенцию курируемых 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург ими структурных подразделений.

10.10. После рассмотрения воззваний людей Начальником и заместителями Начальника, работником Отдела заносится резолюция в РК в СЭД-ИФНС, после этого воззвания людей направляются на выполнение в надлежащие структурные подразделения Инспекции.

10.11. Сроки рассмотрения 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург воззваний людей:

– по воззваниям людей, поступившим в Инспекцию и требующим дополнительного исследования и проверки, – до 1-го месяца со денька их регистрации;

10.12. В исключительных случаях, также в случае запроса документов и 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург материалов, нужных для рассмотрения воззвания, в других муниципальных органах, органах местного самоуправления и у других должностных лиц, Начальник (заместитель Начальника) вправе продлить срок рассмотрения воззвания менее чем на 30 дней.

В данном случае в адресок 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург заявителя направляется извещение о продлении срока рассмотрения воззвания, а в Отдел - соответственная информация для продления контрольного срока выполнения.

10.13. Если заявитель не один раз обращался по одному и тому же вопросу 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, на воззвания были даны исчерпающие ответы и при всем этом в поступившем воззвании не приводятся новые резоны либо происшествия, то Начальник (заместитель Начальника) может принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург.

В данном случае в адресок создателя воззвания направляется извещение о прекращении переписки за подписью Начальника (заместителя Начальника), а в Отдел – соответственная информация для снятия воззвания с контроля и исключения следующих писем этого 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург гражданина по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.

10.14. Рассмотрение воззваний людей считается законченным, когда рассмотрены все поставленные вопросы, заявителям ориентированы исчерпающие ответы, а в Отдел – соответственная информация для снятия воззвания с контроля 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург.

10.15. Делопроизводство по воззваниям людей ведётся в структурных подразделениях раздельно от других видов делопроизводства. Документы формируются в отдельное дело и размещаются в хронологическом порядке. В случае поступления дополнительных материалов они подшиваются к 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург соответственной группе документов.

10.16. Личный приём людей в приемной Инспекции проводится специально выделенным работником28 в согласовании с реальным разделом аннотации.

Прием людей должностными лицами проводится в согласовании с Положением об организации личного приёма управлением 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург Инспекции.

10.17. Приём людей ведётся в порядке очерёдности. Лица, находящиеся в нетрезвом состоянии, на приём не допускаются.

10.18. При личном приёме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

При отказе гражданина предъявить обозначенный 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург документ воззвание гражданина не подлежит рассмотрению и гостю отрешается в личном приёме.

10.19. Если поставленные гостем вопросы не входят в компетенцию Инспекции работник, осуществляющий приём, объясняет гражданину его право и порядок воззвания в надлежащие 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург органы гос власти или в соответствующий налоговый орган.

10.20. В случае если изложенные в устном воззвании факты и происшествия являются явными и не требуют дополнительной проверки, ответ на воззвание с согласия гражданина может быть 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург дан устно работником, осуществляющим приём, (по мере надобности - с привлечением работника структурного подразделения, в компетенцию которого заходит рассматриваемый вопрос).

В процессе личного приёма гражданину может быть отказано в предстоящем рассмотрении воззвания 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, если выяснится, что ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.

10.21. В других случаях работник, осуществляющий приём, должен предложить гражданам выложить интересующие их вопросы в письменных воззваниях, которые регистрируются в Отделе 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург и потом рассматриваются в установленном порядке.

10.22. Учет людей, обратившихся в Инспекцию лично, ведётся в особом журнальчике работником, осуществляющим приём.

10.23. Контроль за соблюдением установленного порядка рассмотрения письменных и устных воззваний людей возлагается 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург на Отдел.


^ X I. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупа видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, классификацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архивохранилище Инспекции.

Основными 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург видами работ, обеспечивающими правильную компанию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

11.1. Составление номенклатуры дел

11.1.1. Номенклатура дел – систематизированный список заголовков дел, заводимых в Инспекции, с указанием сроков их хранения, оформленный 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург в установленном порядке (Приложение № 12).

Номенклатура дел создана для организации группировки исполненных документов в дела, классификации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел неизменного 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург и временного (выше 10 лет) хранения, также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.2. Номенклатура дел составляется на базе положения об Инспекции, ее структуры, штатного расписания, списка типовых документов 29, списка документов, образующихся 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург в деятельности налоговых органов, с указанием сроков их хранения 30, также анализа видов, состава и содержания документации Инспекции.

11.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения Инспекции (Приложение № 13) составляется делопроизводителем данного подразделения, согласуется с работником Отдела общего обеспечения, ответственным 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург за ведение архива, и подписывается начальником структурного подразделения.

Номенклатуры дел структурных подразделений на последующий год разрабатываются до 15 ноября текущего года.

Вновь сделанное структурное подразделение Инспекции должно в месячный срок создать номенклатуру дел собственного 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург подразделения и представить её в Отдел.

11.1.4. На базе номенклатур дел структурных подразделений Отдел составляет номенклатуру дел Инспекции.

Номенклатура дел Инспекции подписывается начальником Отдела, согласуется с экспертной комиссией 31 Инспекции, с уполномоченным органом 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург исполнительной власти Оренбургской области в области архивного дела и утверждается Начальником. 1-ый утверждённый экземпляр номенклатуры дел является документом неизменного хранения и врубается в номенклатуру дел в раздел отдела.

Номенклатура дел 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург Инспекции согласуется с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области не пореже 1-го раза в 5 лет, если не было структурных конфигураций в Инспекции.

11.1.5. После утверждения номенклатуры дел Инспекции структурные подразделения получают от 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург Отдела выписки из соответственных её разделов для использования в работе.

11.1.6. Номенклатура дел Инспекции в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января последующего календарного года.

11.1.7. Номенклатура дел Инспекции составляется и 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург согласуется вновь в случае конфигураций структуры Инспекции и функций его структурных подразделений.

11.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел Инспекции являются наименования структурных подразделений.

В структурных подразделениях, осуществляющих несколько многофункциональных обязательств, разделы номенклатуры дел 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург (структурные подразделения) допускается делить на подразделы в согласовании с многофункциональными обязательствами и индексацию дел создавать в границах подразделов.

Разделы номенклатуры дел размещаются в согласовании с утверждённой структурой Инспекции.

11.1.9. В номенклатуру дел врубаются заглавия дел 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, отражающие все документируемые (независимо от вида носителя инфы) участки работы и вопросы деятельности Инспекции.

11.1.10. В номенклатуру дел врубаются заглавия дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования».

В номенклатуру дел не врубаются 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург повторяющиеся издания.

11.1.11. Графы номенклатуры дел Инспекции и структурных подразделений заполняются последующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург Инспекции цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в границах этого структурного подразделения (см. пример в п.п. 8.3.3). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел врубаются заглавия дел 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), также 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из частей, располагаемых в последующей последовательности:

– название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) либо разновидности документов (протоколы, приказы 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург и т.д.);

– название Инспекции и ее структурного подразделения;

– название организации, которой будут адресованы либо от которой будут получены документы (адресат либо корреспондент документа);

– краткое содержание документа дела;

– название местности, с которой 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург связано содержание документов дела;

– дата (период), к которым относятся документы дела;

– указание на наличие копий документов в деле.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью выполнения, в качестве 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются главные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

К примеру:

«Документы 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург о проведении направленных на определенную тематику проверок (планы, отчёты, акты, протоколы, справки и др.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.

В заголовках дел, содержащих переписку с 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое заглавие.

К примеру:

«Переписка с инспекциями Федеральной налоговой службы по Оренбургской области».

В заголовках дел, содержащих плановую либо отчётную документацию 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, указывается период (квартал, год), за который составлены планы (отчёты).

К примеру:

«Годовые отчёты Межрайонной ИФНС Рф № 10 по Оренбургской области о работе автотранспорта».

Если дело будет состоять из нескольких томов либо частей, то составляется 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург общий заголовок дела, а потом, по мере надобности, составляются заглавия каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заглавия томов, уточняющие содержание заголовка дела, врубаются в сводную номенклатуру дел после общего заголовка и нумеруются 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург через дробь.

К примеру:

07-09 - Переписка с инспекция Федеральной налоговой службы по Оренбургской области по вопросам гос регистрации, учета налогоплательщиков и учета счетов налогоплательщиков, открытых (закрытых) ими в кредитных организациях - общий 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург заголовок дела;

07-09/01 - Переписка с инспекция Федеральной налоговой службы по Оренбургской области по вопросам гос регистрации, учета налогоплательщиков и учета счетов налогоплательщиков, открытых (закрытых) ими в кредитных организация, направление сведений по гос пошлине;

07-09/02 - Переписка 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург с инспекция Федеральной налоговой службы по Оренбургской области по вопросам гос регистрации, учета налогоплательщиков и учета счетов налогоплательщиков, открытых (закрытых) ими в кредитных организациях по недействующим юридическим лицам;

07-09/03 - Переписка с инспекция Федеральной 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург налоговой службы по Оренбургской области по вопросам гос регистрации, учета налогоплательщиков и учета счетов налогоплательщиков, открытых (закрытых) ими в кредитных организациях о переходе на облегченную систему налогообложения;

где:

07 – индекс структурного подразделения;

09 – порядковый 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург номер заголовка дела по номенклатуре в границах структурного подразделения;

/01,/02,/03 – номер уточненного заголовка тома (части)».

Порядок расположения заголовков дел снутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их связью. Сначала 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург размещаются заглавия дел, содержащих организационно – распорядительную документацию. Дальше размещаются заглавия дел, содержащих плановые и отчётные документы, переписку и т.д.

Заглавия дел могут уточняться в процессе формирования и дизайна 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург дел. При всем этом все уточнения и конфигурации должны быть доведены до сведения Отдела.

При составлении заголовков дел употребляются формулировки статей ведомственного либо типового списка документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых документов либо по перечню документов, образующихся в деятельности налоговых органов.

В графе 5 «Примечание» указываются наименования перечней документов, использованных при определении сроков хранения 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (к примеру, переходящее с 2002 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую компанию для 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург продолжения и другие.

11.1.12. Если в течение года появляются новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются запасные номера.

11.1.13. По окончании 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург календарного года делопроизводителем структурного подразделения делается подсчёт заведённых дел с отметкой в графе 3 номенклатуры и составляется итоговая запись о количестве заведённых дел, раздельно неизменного и временного хранения. Сведения, находящиеся 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург в итоговой записи, в неотклонимом порядке сообщаются в Отдел, о чём в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.

^ 11.2. Формирование и оформление дел

11.2.1. Исполненные документы формируются 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург в дела в согласовании с заголовками дел по номенклатуре.

11.2.2. Дела Инспекции формируются, обычно, децентрализовано, другими словами в структурных подразделениях Инспекции. Формированием дел занимаются делопроизводители структурных подразделений.

11.2.3. Исполненные документы должны формироваться в дела 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения либо исполнитель в согласовании с номенклатурой дел.

Отметка об выполнении документа и направлении его в дело содержит в себе последующие данные 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его выполнении, либо при отсутствии такового документа короткие сведения об выполнении; слова «В дело»; номер дела, в каком будет храниться документ. Отметка об выполнении 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа либо начальником структурного подразделения, в каком исполнен документ.

11.2.4. При формировании дел нужно соблюдать последующие общие правила:

– помещать в 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург дело только исполненные, верно оформленные документы в согласовании с заголовками дел по номенклатуре;

– помещать вкупе все документы, относящиеся к разрешению 1-го вопроса;

– группировать в дело документы 1-го календарного года, кроме переходящих дел;

– раздельно 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург группировать в дела документы неизменного и временных сроков хранения;

– в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, излишние экземпляры, черновики;

– распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург ним приложениями;

– документы совещаний группируются в дела: протоколы (Приложение № 11), решения и документы к совещаниям;

– уставы, положения, аннотации, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вкупе с обозначенными документами. Если 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

– приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (о приёме, переводе, поощрении, премировании, увольнении), приказы оперативного нрава (о дежурствах 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, взысканиях, отпусках, командировках) и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела.

– утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются раздельно от их проектов;

– дело не должно превосходить 250 листов 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Классификация документов снутри дела

11.2.5. Документы снутри дела размещаются в хронологической, вопросно-логической 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург последовательности либо их сочетании.

Протоколы в деле размещаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах размещаются по мере 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в согласовании с Положением о индивидуальных данных муниципального штатского служащего Русской Федерации и ведении его личного дела, утверждённым Указом Президента Русской Федерации от 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург 30.05.2005  № 609.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и размещаются в их в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

Воззвания людей по вопросам деятельности Инспекции и все документы по их рассмотрению и 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург выполнению группируются раздельно от воззваний людей по личным вопросам.

Переписка группируется, обычно, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу 7.7. Подготовка и оформление проектов служебных документов - Инструкция по делопроизводству оренбург, начавшейся в прошлом году, документы врубаются в дело текущего года с указанием индекса дела предшествующего года.


76-finansovoe-obespechenie-uchrezhdeniya-otchet-po-itogam-samoobsledovaniya-federalnogo-gosudarstvennogo-obrazovatelnogo-uchrezhdeniya.html
76-metodi-upravleniya-riskami-modulnaya-programma-dlya-menedzherov-upravlenie-razvitiem-organizacii.html
76-osnovnie-trebovaniya-k-organizacii-i-provedeniyu-golosovaniya-vne-pomesheniya-dlya-golosovaniya.html